İhalelerden elde edilen iş deneyim belgelerinin elektronik ortama taşınması.

Avukat Haydar ŞENÖZ

İş deneyim belgelerinde kamu ihalelerine katılımda referans belge olması sebebiyle istekli firmalar açısından kritik öneme haizdirler. Bu nedenle de süreç içerisinde sahte iş deneyim belgeleri ortaya çıkmaya başlamıştır. Bu nedenle de Kamu İhale Kurumu tarafından iş deneyim belgelerinin elektronik ortama taşınmasına karar verilmiştir.

4734 sayılı Kanunun EK-1’nci maddesinde yapılan değişiklik sonucunda iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden itibaren iş deneyim belgeleri EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden düzenlenmektedir. İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş deneyim belgelerinin asıllarının ise 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Kanun maddesindeki düzenlemeler uyarınca aşağıdaki sorular zaman içinde oluşmuştur.

31.08.2010 Tarihinden Önce İlanı Yapılan İşlerin İş Deneyim Belgeleri Ekap’a Kayıt Edilmeli Midir?

Yapım işi ihalelerinde eski iş deneyim belgeleri 15 yıl süresinde kullanılabilmektedir. Bu doğrultuda 31.08.2010 Tarihinden Önce İlanı Yapılan İşlerin İş Deneyim Belgelerinin EKAP’a kaydının zorunluluğunun mevzuatta bulunmadığını belirtmek gerekir. Yani, bu tarihten önce yapılan işlerden elde edilen iş deneyim belgeleri EKAP kaydı olmasa da kullanılmaya devam edecektir.

EKAP Kaydı Olmayan İş Deneyim Belgeleri Geçersiz Midir?

Yönetmeliklerde yer alan düzenleme gereği, EKAP kaydı olması gerekirken, bu kaydı bulunmayan iş deneyim belgeleri geçersiz kabul edilmektedir. Nitekim 4734 sayılı Kanun’un EK-1’nci maddesindeki “… iş deneyimini tevsik için kullanılamaz” ifadeleri de bunu desteklemektedir.

İş Deneyim Belgelerinin EKAP Kaydı İçin İhale Mi Olmak Zorunda?

Hayır. Doğrudan temin yöntemine veya istisna hükümlerine göre yapılan alımlar kapsamında düzenlenen iş deneyim belgeleri de EKAP üzerinden düzenlenecektir.

İş Deneyim Belgelerinin EKAP Üzerinden Düzenlenmesinde Temel Ölçü Nedir?

EKAP üzerinden iş deneyim belgelerinin düzenlenmesinde dikkat edilecek temel husus, bu belgeyi düzenleyecek kurum ve kuruluşun İhale Kanunu kapsamında olup olmadığıdır. Alım yöntemi önemli olmadığı gibi, alımın ihale usulü ile olup olmadığı da önemli değildir.

Özel Sektöre Gerçekleştirilen Yapım İşlerine İlişkin Düzenlenen İş Deneyim Belgelerinin EKAP’a Kayıt Kayıt Zorunluluğu

Özel sektöre gerçekleştirilen yapım işlerinde, iş deneyim belgesi belediyeler, bayındırlık iskan il müdürlükleri ve yetkilendirilmiş kurumlar tarafından düzenlenecektir.

Bu çerçevede özel sektörde gerçekleştirilen bir yapım işi için iş deneyim belgesi;

-Belediye sınırları veya mücavir alan içinde ilgili belediye,

-Belediye sınırları veya mücavir alan dışında ise ilgili çevre ve şehircilik il müdürlüğü (bayındırlık ve iskan il müdürlüğü),

-İlgili mevzuatı uyarınca yapı denetimi veya kabulü bunların (belediye veya çevre ve şehircilik il müdürlüğü) dışındaki kuruluşlar tarafından yapılan işlerde ise bu mevzuat uyarınca yetkilendirilmiş kurumlar,

tarafından düzenlenecektir.

Ayrıca, ilgili belediye tarafından düzenlenen iş deneyim belgeleri belediye başkanı veya yetkili birim amiri tarafından; Çevre ve şehircilik il müdürlüğünce düzenlenen iş deneyim belgeleri ise, valilik tarafından, onaylanacaktır.

Bu noktada özel sektöre gerçekleştirilen yapım işlerinde iş deneyim belgesi -hizmet alımları ve mal alımlarından farklı olarak- iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından düzenlenmektedir. Bu itibarla anılan belgelerin de EKAP’a kaydı gereklidir.

EKAP’A Kaydedilen İş Deneyim Belgelerinin İhalelerde Teklif Zarfı İçinde Sunulmasına Gerek Var Mı?

EKAP’a kaydedilen iş deneyim belgelerinin de ihalelerde teklif zarfı içinde sunulması gerekmektedir. Bu noktada iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanmasında iş deneyim belgesinin, EKAP kaydı ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilecek olup, yapılan sorgulamada, bir uyumsuzluk olduğunun belirlenmesi durumunda, sunulan belgenin geçerliğine ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından gerekli incelemenin ve değerlendirmenin yapılması gerekmektedir.

Islak İmzalı İş Deneyim Belgelerinin Teklif Zarfı İçersinde Sunulması Durumunda Teklif Kabul Edilecek Midir?

Yeni mevzuat değişikliği sonrasında EKAP’a kaydedilen iş deneyim belgelerinin de ihalelerde teklif zarfı içinde sunulması gerekmektedir. Özetle ıslak imzalı ve EKAP no’su bulunmayan iş deneyim belgelerinin teklif zarfı içersinde sunulması durumunda ilgili teklif değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

EKAP’a kayıtlı İş Deneyim Belgesi Üzerinde İmza Mühür Bulunmasına Gerek Var Mıdır?

Bu sorumuzun cevabı Kamu İhale Kurumu tarafından Kamu İhale Kurulu’nun 12.04.2017 tarih ve 2017/UY.II-1042 sayılı kararı ile açıklanmıştır. İlgili kararda;

“Elektronik Kamu Alımları (EKAP) üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgelerinin ihalelerde iş deneyimini tevsiken kullanılabileceği, başvuru sahibi tarafından sunulan iş deneyim belgesi, EKAP vasıtasıyla üzerindeki belge numarası esas alınarak sorgulandığında, sunulan belgede yer alan bilgilerin EKAP üzerinde kayıtlı belgede yer alan bilgiler ile birebir uyumlu olduğu, ek olarak söz konusu belgenin üzerinde belgenin e-imza ile imzalandığına ilişkin bir kayıt ve belge teyidi bilgilerinin bulunduğu, internet üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ilgili iş deneyim belgesinin idarece EKAP üzerinden sorgulaması yapılmadan belge üzerinde belgeyi düzenleyen idarenin imza ve mührünün yer almaması gerekçe gösterilerek başvuru sahibine ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması yönünde tesis edilen işlemin mevzuata uygun olmadığı”

Denilerek EKAP’a kayıtlı iş deneyim belgelerinde EKAP üzerinden sorgulama yapılabildiği bu nedenle de imza ve mühür bulunmasına gerek bulunmadığı belirtilmektedir.