Ortak girişimlerin teklif zarflarındaki imza eksikliği yüzünden ihalelerin iptali

GİRİŞ

Kamu ihaleleri (4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ), 100 milyar TL’yi geçen işlem hacmi ile özel sektörün pay almak için mücadele ettiği ekonomik anlamda büyük bir alandır.

Bu alanın ihale sürecindeki kuralları 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu içersinde yer almaktadır.

Kamu ihalesine teklif vermek isteyen istekliler ihalelere bu kanun çerçevesinde tekliflerini hazırlayarak vermekte; aynı şekilde ihtiyaçlarını tedarik etmek isteyen idarelerde yine bu Kanun hükümleri çerçevesinde isteklileri değerlendirmekte ve ihaleleri sonuçlandırmaktadırlar.

İsteklilerin ihale sürecinde kendilerine idare tarafından 4734 sayılı kanuna aykırı davranıldığı yönünden bir itirazları bulunmakta ise isteklilerin ilk olarak ihaleyi yapan idare nezninde ikinci olarak ise Kamu İhale Kurumu’na şikayet başvurusunda bulunma hakları vardır.

Kamu İhale Kurumu ilgili itirazenşikayet başvurusunu reddedebilir, şikayeti haklı bularak düzeltici işlem yapılması için karar alabilir veya söz konusu aykırılık ihale sürecinde geri dönülemeyecek seviyede ise ihaleyi iptal edebilmektedir.

Bu makalemizde son zamanlarda artmaya başlayan ve ihalelerin iptal edilmesine sebebiyet veren ortak girişimlerin teklif zarflarındaki şekil şartlarına ayırdık.

1. ORTAK GİRİŞİM NEDİR?

Kamu ihalelerine teklif vermek isteklilerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 14’üncü maddesi uyarınca iş ortaklığı veya konsorsiyum olarak birleşip teklif vermelerine ortak girişim denilmektedir. Özetle;

• Ortak girişimler birden fazla gerçek veya tüzel kişi tarafından iş ortaklığı veya konsorsiyum olarak iki türlü oluşturulabilir.
• İş ortaklığı üyeleri, hak ve sorumluluklarıyla işin tümünü birlikte yapmak üzere,  Konsorsiyum üyeleri ise, hak ve sorumluluklarını ayırarak işin kendi uzmanlık alanlarıyla ilgili kısımlarını yapmak üzere ortaklık yaparlar.
• İş ortaklığı her türlü ihaleye teklif verebilir. Ancak idareler, işin farklı uzmanlıklar gerektirmesi durumunda, ihaleye konsorsiyumların teklif verip veremeyeceğini ihale dokümanında belirtirler.

1. TEKLİF ZARFI NEDİR?

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesi uyarınca isteklilerin teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. İşte bu zarfa teklif zarfı denilir.

Aynı maddeye göre;  Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

1. TEKLİF ZARFI UYGUN OLMAYAN İSTEKLİLER NE OLACAKTIR? 

Bu sorunun cevabı 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 36’ncı maddesinde aşağıdaki şekilde açıklanmaktadır:

“Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflaristeklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.”

Madde metni doğrultusunda ihale komisyonu ilk olarak isteklilerin teklif zarflarını inceleyecektir. Teklif zarfının uygun olmaması durumunda isteklinin teklifi değerlendirmeye alınmayacaktır.

Örneğin teklif zarfının imzalanıp mühürlenmemesi durumunda teklif zarfı değerlendirme dışı bırakılacaktır.

1. ORTAK GİRİŞİMLERİN TEKLİF ZARFINDA İŞ ORTAKLARININ HEPSİNİN İMZA VE KAŞESİ GEREKMEK TE MİDİR? 

Yukarda yer vermiş olduğumuz madde metni uyarınca teklif zarfının isteklilerce imzalanıp mühürlenmemesi (kaşelenmemesi) durumunda isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Peki ya iş ortaklığında bu imza ve kaşe hususu nasıl gerçekleştirilecektir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “16.1. Tekliflerin alınmasına ilişkin işlemler” başlıklı maddesinde “16.1. Tekliflerin alınmasına ilişkin işlemler

4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasında yer alan “zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir” hükmünün, zarfın yapıştırılan yerinin ihaleye katılan aday veya istekli tarafından imzalanıp, kaşesinin veya mührünün basılması şeklinde uygulanması gerekmektedir. Aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde zarfın yapıştırılan yerinin ortaklardan herhangi biri tarafından imzalanarak kaşelenmesi veya mühürlenmesi yeterlidir.” 

açıklaması

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “16.2.1’inci maddesinde ise “16.2.1. Başvuru ya da teklif zarfının Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde, söz konusu zarfın ön ve arka yüzünün fotokopisi çekildikten sonra başvuru veya teklif zarfı açılmaksızın iade edilecektir. Başvuru veya teklif zarfının fotokopisi ise idare tarafından ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir. …” açıklaması yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğ’nin yukarıda yer verdiğimiz maddeleri uyarınca aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde zarfın yapıştırılan yerinin ortaklardan herhangi biri tarafından imzalanarak kaşelenmesi veya mühürlenmesi yeterlidir.

3. TEKLİF ZARFINDA İŞ ORTAKLIĞININ HEPSİNİN İMZASI OLMADIĞI İÇİN DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILMASI DURUMUNDA İHALENİN DURUMU NASIL OLACAKTIR? 

Kamu İhale Kurulu’nun 11.11.2015 tarihli ve  2015/UH.III-3016 kararında bu sorumuza yanıt verilmiştir.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

Ortak girişim olarak teklif sunan iş ortaklığının teklif zarfını sunmaları neticesinde ihalenin ilk oturumunda ihale komisyonunca teklif zarfının arka yüzünün ortak girişimi oluşturan ortak. tarafından kaşelendiği ancak imzalanmadığının komisyonca tespit edilmesi neticesinde İdari Şartname’nin 30.2.2’nci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16’ncı maddesi hükmü gerekçe gösterilerek teklif zarfının açılmadan ihaleye katılan firma yetkilisine teslim tutanağı ile elden teslim edildiği yapılan işlemin hukuka aykırı olduğu belirtilmiştir.

Kamu İhale Kurulu’nca olaya yönelik aşağıdaki hususlarda ayrıca tespit edilmiştir;

“16.09.2015 tarihli “Teslim Tutanağı” başlıklı belgede ise “Üniversitemiz 2015/104968 ihale kayıt numaralı Genel Temizlik, Şoförlük ve Nitelikli Hizmet Alımı ihalesi için 16/09/2015 tarih ve saat 09:38’de İhale Komisyon Başkanlığı’na Empati Sos. Hiz. Nak. İnş. Tem. Peyz. Ltd. Şti. – İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti. (Ortak Girişim) olarak vermiş olduğu teklif zarfın arka yüzünün İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından kaşelendiği ancak imzalanmadığı komisyonumuzca tespit edilmiş olup İdari Şartname’nin 30.2.2’inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16’ncı maddesi hükmü gereğince teklif zarfı açılmadan Empati Sos. Hiz. Nak. İnş. Tem. Peyz. Ltd. Şti.’nin müdürü …’ya  elden teslim edilmiştir. 16.09.2015)” açıklamaları bulunmaktadır.

İdare tarafından Kuruma gönderilen ihale işlem dosyasındaki bilgilere göre, Empati Sos. Hiz. Nak. İnş. Tem. Peyz. Ltd. Şti. – İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti. iş ortaklığına ait teklif zarfının 5 sıra numarası ile idare tarafından 16.09.2015 tarihinde saat:09:38’de teslim alındığı, ancak yukarıda belirtilen Teslim Tutanağına göre “Empati Sos. Hiz. Nak. İnş. Tem. Peyz. Ltd. Şti. – İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti. (Ortak Girişim) olarak vermiş olduğu teklif zarfın arka yüzünün İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından kaşelendiği ancak imzalanmadığı” gerekçesiyle açılmadan iade edildiği, buna karşılık idarenin gönderdiği bilgiler arasında yer alan teklif zarfına ilişkin fotokopide  Empati Sos. Hiz. Nak. İnş. Tem. Peyz. Ltd. Şti.’nin kaşesinin ve imzasının olduğu, iş ortaklığının diğer ortağı olan İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti.’nin ise kaşesinin olduğu ancak imzasının olmadığı görülmektedir.

Nitekim 12.10.2015 tarihli ihale komisyonu kararında da “Empati Sos. Hiz. Nak. İnş. Tem. Peyz. Ltd. Şti. – İz Sos. Hiz. Tur. San. Tic. Ltd. Şti. (ortak girişim)’nin teklif zarfı alındıktan sonra ihale komisyonu tarafından yapılan ilk incelemede, iş ortaklığı olarak sunulan teklif zarfında her iki ortağın ayrı ayrı kaşesi olup yalnız bir ortağın imzası olduğu fark edilip teklif zarfı açılmadan ilgili firma yetkilisine tutanakla iade edildiği” hususunun belirtildiği anlaşılmaktadır.

Özetle;

İhale Komisyonu, iş ortaklığını oluşturan isteklilerin sunmuş olduğu zarf üzerinde yaptığı incelemede,

Zarfın kapatılan yüzeyinde;

Her iki ortağın ayrı ayrı kaşesinin bulunduğu,

Ancak ortaklardan sadece bir tanesinin imzasının olduğu

Gerekçesiyle zarfı açmadan istekliye iade etmiş ve ihaleyi sonuçlandırmışlardır.

Kamu İhale Kurulu yaptığı inceleme sonucunda;

“Bu itibarla, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.1’inci maddesindeki “Aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde zarfın yapıştırılan yerinin ortaklardan herhangi biri tarafından imzalanarak kaşelenmesi veya mühürlenmesi yeterlidir.” şeklindeki açıklama çerçevesinde başvuru sahibinin teklifinin bu yönüyle değerlendirmeye alınması gerektiği sonucuna ulaşılmaktadır.

Ancak, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.2.1’inci maddesindeki “teklif zarfı açılmaksızın iade edilecektir.” açıklaması uyarınca ve teslim tutanağında da belirtildiği üzere neticede teklif zarfının açılmadan idarece iade edildiği hususu dikkate alındığında; sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu anlaşıldığından, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.”

İhaleyi iptal etmiştir.

1. SONUÇ

Kamu ihalelerine teklif vermek isteklilerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 14’üncü maddesi uyarınca iş ortaklığı veya konsorsiyum olarak birleşip teklif vermelerine ortak girişim denilmektedir.

İhale komisyonu ilk olarak isteklilerin teklif zarflarını inceleyecektir. Teklif zarfının uygun olmaması durumunda isteklilerin teklifi değerlendirmeye alınmayacaktır. Örneğin teklif zarfının isteklilerce imzalanıp mühürlenmemesi (kaşelenmemesi) durumunda isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Kamu İhale Genel Tebliğ’ninmakalede yer verdiğimiz maddeleri uyarınca Aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde zarfın yapıştırılan yerinin ortaklardan herhangi biri tarafından imzalanarak kaşelenmesi veya mühürlenmesi yeterlidir.

Zarfın kapatılan yüzeyinde; her iki ortağın ayrı ayrı kaşesinin bulunduğu, ancak ortaklardan sadece bir tanesinin imzasının olduğu durumda isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmamalıdır. Ve zarf açılarak diğer koşullar açısından incelenmelidir.

Eğer isteklinin teklifi açılmadan değerlendirme dışı bırakılması durumunda ve istekli bu durumu Kamu İhale Kurulu’na götürdüğü durumda Kamu İhale Kurulu ihaleyi iptal etmektedir.

Makalemizde 11.11.2015 tarihli ve  2015/UH.III-3016 sayılı ihalenin iptal kararına yer vermiştik.

İlginçtir ihalenin iptaline sebebiyet veren itirazenşikayet başvurusunu yapmış olan aynı ortak girişim firması tarafından olaydan sadece 1 ay sonra aynı gerekçelerle (Teklif zarfı üzerinde ortak girişimi oluşturan ortakların ikisinin de kaşesi var. Ancak sadece birisinin imzası var) yine değerlendirme dışı bırakılması sonucu Kamu İhale Kurulu bu sefer başka bir idarenin ihalesini incelemiş 28.01.2016 tarihli ve 2016/UH.II-310 sayılı kararında yine ihaleyi iptal etmiştir.

Bu nedenle idarelerimizin ortak girişim olarak ihaleye teklif vermiş olan isteklilerin teklif zarflarında her iki ortağın ayrı ayrı kaşesinin bulunduğu, ancak ortaklardan sadece bir tanesinin imzasının olduğu durumda isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmayarak teklifi değerlendirmeleri gerekmektedir.